Os pequenos e médios provedores que ainda não começaram a se informar sobre o eSocial já estão atrasados. E os que pensam em deixar esse assunto para seus contadores terceirizados, sem participar das tomadas de decisões para organizar sua empresa em função da nova lei, correm risco de não estar adequados às normas, no prazo exigido, que é julho deste ano. As avaliações são do presidente do Sindicato das Empresas de Internet do Estado de São Paulo (Seinesp), Carlos Bernardi.

O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas [http://portal.esocial.gov.br/] , instituído pelo Decreto nº 8373/2014. Essa é a ferramenta por meio da qual as empresas vão enviar ao governo, eletronicamente, dados referentes a seus empregados, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.

Para as grandes empresas, com faturamento anual superior a R$ 78 milhões, o eSocial já entrou em operação, desde 1º de janeiro. As demais, independente do faturamento ou do número de funcionários, devem começar a usar o sistema a partir de 1º de julho.

Mais do que uma lei, de cumprimento obrigatório, o eSocial é um sistema de integração de bancos de dados que requer extremo rigor nas informações fornecidas, impactando rotinas das empresas e conferindo ao governo maior poder de fiscalização e autuação. Por isso, é da maior importância que as pequenas e médias empresas – entre as quais, os ISPs – estejam muito bem preparadas e adequadas às mudanças.

Bernardi alerta que, mesmo entre os contadores, muitos não estão a par da complexidade do sistema e recomenda que os donos das empresas se envolvam diretamente, no início, para definir as estratégias de adaptação: “O empresário precisa entender um pouco de RH, de assuntos fiscais e contábeis. No Seinesp, fizemos dois treinamentos sobre o eSocial, que estão disponíveis no site, para quem quiser consultar”.

Atenção aos prazos

A grande questão, na opinião de Bernardi, é que não se trata apenas de aprender a usar o sistema. A empresa precisa fazer um trabalho prévio, a começar por conferir toda a documentação de seus funcionários e, em alguns casos, dos familiares deles. “A folha, por exemplo, passará a ser feita pela Receita Federal. O empresário vai enviar os dados e receber a folha. Se tiver alguma informação errada, um CPF inativo, o empresário não tem a folha validada e não pode fazer os pagamentos”, exemplifica.

Além disso, embora os procedimentos sejam os mesmos, o tempo de envio dos dados que devem ser registrados é outro. Mais que isso, é imediato. “Tudo terá que ser registrado na plataforma, dentro dos prazos, algumas coisas no próprio dia do evento, como um acidente de trabalho, por exemplo. Não haverá mais aquelas práticas comuns, como marcar férias e mudar a data, enviando o comunicado com data retroativa, pois a data terá de ser registrada na plataforma com 30 dias de antecedência e, se houver mudança, a empresa será multada”, diz Bernardi.

Por onde começar?

O primeiro passo para a adequação é a checagem completa dos documentos dos funcionários: todos os CPFs devem estar regularizados e os CPFs dos filhos de quem recebe salário família. Em seguida, é preciso averiguar o calendário dos procedimentos internos e os prazos do eSocial. O dia de fechamento da folha, por exemplo, deverá ser revisto nas empresas que fazem pagamento dia 20. Caso o restante do mês seja registrado no mês seguinte, haverá multa sobre esse valor. “Tecnicamente, pelo eSocial, a folha deve ser fechada à meia noite do último dia de cada mês, pois tudo tem que entrar no mesmo mês. Se algo de um mês for lançado no mês seguinte será considerado irregular, passível de multa”, diz Bernardi.

No caso dos ISPs, o presidente do Seinesp chama atenção especialmente para o “sobreaviso” e o Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT). Todas as ocorrências referentes a esses procedimentos têm de ser registradas imediatamente no sistema. Da mesma forma, têm de ser registrados no eSocial – e não apenas guardados, para o caso de fiscalização! – os Laudos Técnicos de Condições Ambientais de Trabalho (LT-CAT), os Atestados de Saúde Ocupacional (ASO), os Certificados de Aprovação (CA) atualizados dos EPIs.

O portal eSocial tem todas as informações sobre o sistema e pode ser utilizado pelas pequenas e médias empresas para simulações, antes chegar o prazo fatal. “É o mesmo que fazer um treinamento de incêndio. É fundamental para que o empresário avalie até mesmo de que recursos vai precisar, pois fatalmente terá de contratar mais gente para ganhar a agilidade necessária para fechar a folha.